El Ayuntamiento de Donostia / San Sebastián, a través de su página web www.donostia.eus, ha puesto en marcha un servicio para poder consultar los documentos del archivo municipal.
Este proyecto de digitalización y accesibilidad en línea va a comprender toda la documentación de titularidad pública municipal reunida y conservada en formato papel hasta 2018, momento en que se comienza a generar y conservar los documentos y expedientes electrónicos producidos como consecuencia de la implantación de la administración electrónica.
El Concejal de presidencia y transparencia, recursos humanos e innovación Juan Ramón Viles ha subrayado que “el archivo digital se convierte en una herramienta de difusión del patrimonio documental de la ciudad”. “Es una puesta en valor de la memoria conservada de la ciudad, pues desgraciadamente se perdió gran parte de su pasado e historia” ha resaltado el concejal.
Viles ha explicado que “con este proyecto, aspiramos a que el archivo municipal pueda favorecer la transparencia y el acceso a la información a través de la gestión de su patrimonio documental y la reutilización de datos, siempre que no estén protegidos por los derechos de propiedad intelectual o industrial”.
Hasta hoy solo se podía acceder a la documentación del archivo de forma presencial. Pero ya se puede acceder a 73.800 fichas descriptivas de los distintos fondos. Algunas de estas fichas tienen documentos digitales asociados. Documentos digitalizados a los que se tendrá un acceso libre y gratuito.
En las fichas descriptivas se han mantenido los términos y expresiones originales utilizadas en los documentos generados y recepcionados durante el franquismo.
El buscador
La herramienta de búsqueda se ha intentado que sea fácil y ágil. A través de la búsqueda simple, buscando por cualquier término, se obtiene una respuesta de todos los documentos que cumplen los requisitos de una consulta en texto libre en todos los campos de la ficha descriptiva.
Los resultados de las búsquedas se presentan estructurados por año, signatura y título o descripción, presentando selectivamente los documentos que cumplen con los requisitos de la búsqueda.
En cuanto a los documentos que no están disponibles en la Web, podrán ser solicitados telemáticamente y/o presencialmente.
Toda la documentación digitalizada y publicable, por no estar afectada por restricciones de índole legal (protección datos), estará disponible en la web, incorporándose a la misma los nuevos documentos a medida que se digitalicen, siempre que no estén afectados por restricciones legales y no sobrepasen los 20 MB.
Esto supone una ampliación de los recursos disponibles hasta ahora, ya que, sin límites horarios ni geográficos, se accederá a las descripciones y contenidos digitales de una parte del archivo municipal.
Contenido del archivo
El Archivo Municipal se caracteriza por el volumen y variedad de sus fondos. Actualmente alberga 115. 916 documentos, que ocupan 1.725 metros lineales. Casi dos kilómetros de documentación, que abarca del año 1.292 al año 1.994, sin contar los archivos de oficina de los diferentes Departamentos.
¿Qué documentación hay en el Archivo?
Fondo del Ayuntamiento de Donostia / San Sebastián
Fondo del Ayuntamiento de Altza
Fondo de los Marqueses de San Millán y Villalegre
Fondo del Consulado, Junta de Comercio y Tribunal de Comercio
Desde el Archivo Municipal se continúa trabajando en la digitalización de los fondos, para ir actualizando progresivamente esta nueva herramienta de información y consulta. Esta tarea está siendo desarrollada por personal del Archivo y de DonostiaTIK, un proceso en el que también participa Organización y Calidad, de la Dirección de Presidencia.